OP-311: Archivage des dossiers personnels

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GÉNÉRALITÉS

Chaque membre de l’escadron a le droit d’avoir un dossier complet et bien classé.

BUT

Cet ordre permanent vise à renseigner le personnel de l’administration sur la façon d’archiver les dossiers personnels.

DOSSIERS DES CADETS

Les informations de chaque cadet actif sont conservés et gérer dans Forteresse. Lors du départ de cadets en raison de l’âge, volontaire ou autres, le dossier du cadet devra être imprimé et archivé à l’administration.

Pochette du cadet : Ces pochettes sont classées en ordre alphabétique dans un classeur à l’administration. Les documents d’inscription seront placés à l’intérieur gauche de la pochette et les autres documents (RAR formulaires d’évaluation, etc.) seront placés à l’intérieure droite. Les pochettes des cadets ayant des problèmes médicaux seront identifiés par un autocollant rouge.

Résultats d’évaluation et entrevues : Ces fiches seront classées par niveaux d’entraînement dans un cartable prévu à cet effet. Ce cartable sera placé dans le même classeur que les pochettes.

Carte de quittance : Ces cartes seront classées en ordre alphabétique dans un cartable prévu à cet effet. Ce cartable sera placé dans le même classeur que les pochettes.

Dossier de discipline : Voir OP-104.

CF 892A et DND-638: Ces documents seront classées en ordre alphabétique dans un cartable prévu à cet effet. Ce cartable sera placé à l’approvisionnement.

Lors du départ d’un cadet, seul le dossier imprimé provenant de Forteresse sera conservé et ce, selon les normes définis par les autorités supérieurs.

DOSSIERS DES MEMBRES DU PERSONNEL

Chaque dossier sera séparé par des chemises de la façon suivante :

  1. documents divers (enrôlement, contrat d’IC, lettre de félicitation, etc.);
  2. DND 2893 antérieurs;
  3. RAR; et
  4. dossier de cadet (s’il y a lieu).

Lors du transfert d’un membre du personnel pour un autre escadron, le dossier sera envoyé au commandant par courrier.

Lors du transfert d’un officier CIC sur la RSA ou pour une libération, le dossier sera envoyé à l’URSC avec les documents nécessaires.

Lors du départ d’un instructeur civil, qui ne transférera pas à un autre escadron, le dossier lui sera remis.