Officier d’administration

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TITRE ABRÉGÉ :                  O Admin

GRADE DU POSTE :Élève-officier / Sous-lieutenant / Lieutenant / Capitaine

CATÉGORIE (SOURCE) :    SAIOC

RELÈVE DU :                        Cmdt

DESCRIPTION DE LA FONCTION

 L’officier d’administration est responsable de tous les aspects relatifs à l’administration de l’escadron.

RESPONSABILITÉS

MAJEURES

DÉTAILS

Planification
  • Organiser les procédures administratives de début et de fin d’année.
  • Mettre à jour la base de données informatique (Forteresse)
  • Préparer et tenir à jour les listes nominales.
  • Acheminer la correspondance, les ordres et les directives.
  • Acheminer les rapports, comptes-rendus, documents et autres correspondances pour signature du commandant.
  • Élaborer un système de classement des différents documents.
  • Organiser le processus d’inscription et de libération des cadets.
  • Commander la papeterie nécessaire pour le bon fonctionnement de l’escadron.
  • Préparer et gérer les systèmes de promotions (s’il y a lieu).
  • Préparer les demandes pour l’obtention des publications et documents requis par l’escadron.
  • Préparer la documentation nécessaire pour toutes transactions du personnel.
  • Tenir les registres des présences à jour (DND 2893) et préparer les rapports de solde pour le personnel concerné (DND 1356).
  • Préparer les demandes d’indemnité selon la procédure en vigueur.
  • Préparer le rapport annuel.
Respect des politiques
  • Se conformer aux règlements et ordonnances que publient le MDN, les FC et l’escadron.
  • Voir à ce que les officiers, les instructeurs civils et les cadets de son département connaissent parfaitement les règlements et instructions qui sont publiés par les autorités supérieures.
 Communication
  • Conseiller le commandant sur les projets administratifs.
  • S’assurer que le personnel est informé des publications et documents que possède l’escadron.
  • Tenir le commandant informé des progrès réalisés par l’administration.
  • Prendre les messages sur la boîte vocale de l’escadron et de les communiquer à qui de droit.
  • Communiquer avec les cadets libérés pour la fermeture des dossiers et le retour de l’équipement.
  • Signaler sur-le-champ au commandant, toute blessure (subie au cours d’une période d’entraînement) qui a nécessité des soins médicaux d’urgence.
  • Préparer et signaler au commandant et au président les cadets admissibles aux différentes récompenses en vigueurs (médaille de service, barrettes de service promotion, etc…)
 Commandement et contrôle
  • Superviser et diriger tout le travail de ses subalternes.
  • Appliquer le code de discipline.
  • Tenir à jour un dossier sur les différentes observations faites durant l’année.
  • S’assurer du classement de la correspondance, des ordres et directives.
  • S’assurer de la mise à jour des dossiers de chacun des membres de l’escadron.
  • S’assurer de la mise à jour de la base de donnée informatique.
  • S’assurer de la préparation et de la mise à jour des listes nominales.
  • S’assurer de la réglementation des systèmes de sélection des cadets.
  • Préparer et gérer la sélection des cours d’été par sélection (octobre).
  • Préparer et gérer la sélection du changement de rôle (janvier).
  • Préparer et gérer la sélection des cours d’été par quotas (janvier).
  • S’assurer de la bonne utilisation des ordinateurs de l’administration.
  • Assurer la garde et le contrôle des publications et veiller à ce qu’elles soient tenues à jour.
 Autres
  • Enseigner au besoin, les cours désignés par le officier d’instruction.
  • Exécuter toute autre tâche que lui confie une autorité compétente.