OP-106: Passation de marché

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GÉNÉRALITÉS

Passer un marché c’est conclure une entente contractuelle entre l’Escadron et un organisme ou une compagnie fournisseur de biens ou de services.

BUT

Cet ordre permanent vise à renseigner les membres de l’escadron sur la gestion des passations de marché.

RÈGLES CADRES

Les règles en matière de passation de marché énoncées par le MDN ou l’URSC ont préséances sur le présent ordre permanent.

Aucun membre du personnel, incluant le commandant, ou cadet n’est autorisé à passer un marché au nom de l’Escadron.

Seuls les membres du comité répondant de l’Escadron sont autorisés à passer un marché ou l’approuver.

En passant un marché, le comité répondant doit être en mesure de soutenir et acquitter la facture.

L’achat de biens consommables, de matériel administratif, de matériel d’instruction ou autres achats impliquant un paiement direct ou en espèces ne constitue pas une passation de marché. Ces achats doivent par contre avoir été préalablement approuvés par un membre du comité répondant ou dans un budget approuvé par le comité répondant.

ATTENTION: Un membre du personnel effectuant une passation de marché peut être tenu responsable personnellement et financièrement selon les lois gouvernementales en vigueur. Exemple: Une location d’un véhicule dont la passation de marché est effectuée par un membre du personnel impliqué dans un accident de la route. Advenant la même situation mais la passation de marché est effectuée par un membre du comité répondant, le membre sera protégé via la ou les polices d’assurances de la ligue ou du MDN.

PROCÉDURE

  1. Les besoins et critères sont définis par un BPR en tenant compte du budget qui lui est alloué.
    • Un BPR est un membre du personnel désigné par le cmdt ou l’O Entr.
    • Un BPR peut être un membre du comité répondant pour les affaires relevant de leur département. Exemple: Location d’un local pour les activités de financement. Les passations de marché dont le BPR est un membre du comité répondant sont exclues du présent ordre permanent et ceux-ci sont sous la responsabilité du président.
  2. Une liste des fournisseurs potentiels de biens ou de services est définie par le BPR.
  3. Le BPR contacte les founisseurs dans le but d’obtenir une estimation ou une soumission des coûts selon les besoins définis et critères.
  4. Le BPR sélectionne le plus bas soumissionnaire répondant aux besoins et critères.
  5. Cette estimation ou cette soumission sélectionnée est soumise au commandant et à un membre du comité répondant. Le membre du comité répondant désigné est prioritairement le président.
  6. Le membre du comité répondant doit approuvé ou non la passation de marché et en informer le commandant et le BPR.
  7. La passation de marché est alors effectuée idéalement par le membre du comité répondant selon les ententes convenues lors de l’estimation ou la soumission.

DÉROGATION

Dans tous les cas où il y a dérogation aux règles dictées dans le présent ordre permanent, le président et le commandant doivent être tenu au courant dans les plus brefs délais.

Un membre du personnel peut passer un marché s’il s’agit d’une situation d’urgence ou qu’il y ait une contrainte majeure sans quoi l’entente ne pourra être conclue.

Une situation est déclarée urgente si le contrat avec le fournisseur doit être conclu et qu’aucun membre du comité ne peut être rejoint dans les délais prescrits ou qu’une contrainte majeure empêche un membre du comité d’y donner son accord dans les délais prescrits. Il doit y avoir urgence d’agir sous peine d’avoir un impact majeur sur les activités des cadets.

Une dérogation peut-être accordée, seulement si le contrat peut être soutenu par les fonds privés de l’Escadron.

La dérogation est une mesure exceptionnelle et devrait être évitée par une saine gestion et une bonne planification.