Escadron 776 Rotary-Lévis

GÉNÉRALITÉS

Tous les membres du personnel peuvent être appelés à planifier une activité spéciale. Tous ont la responsabilité de planifier et d’organiser ces activités de façon complète et professionnelle. Ceci dans le but d’offrir des activités de qualité aux cadets et d’encourager la rétention à l’escadron.

BUT

Cet ordre permanent vise à renseigner les membres du personnel sur la planification des activités spéciales.

BPR

L’officier d’entraînement a la responsabilité d’assigner les membres du personnel à la planification et à l’organisation des activités au calendrier annuel. Les BPR (bureau de première responsabilité) pour les activités spéciales figurent dans l’OPE-102. L’officier d’entraînement devra rencontrer ces BPR suffisamment à l’avance, afin de leur expliquer l’objectif de l’activité, les attentes, la documentation requise, l’échéance, etc., et pour leur donner le dossier de l’activité en question.

AUTORISATION DE L’ACTIVITÉ

Chaque activité qui a lieu en dehors et à l’extérieur des heures d’entraînement obligatoire et optionnel doit être autorisée par l’URSC(Est). Le formulaire de demande d’exercice se trouve sur le portail intranet du RÉOCC. L’officier d’entraînement a la responsabilité de remplir ces demandes et de les acheminer au commandant. Ce dernier les acheminera à l’URSC(Est). Une copie de la demande devra être conservée à l’entraînement. Une fois l’activité autorisée, la demande retournera à l’escadron via le commandant et sera archivée à l’entraînement.

DOCUMENTATION

Pour une activité peu complexe, le BPR doit préparer :

1. un mémorandum ou horaire expliquant les détails de l’activité, l’assignation du personnel officiers et sous-officiers et les instructions de coordination;et
2. une liste de matériel (s’il y a lieu).

Pour une activité complexe, le BPR doit préparer un ordre d’opération complet. Consulez l’O Entr pour un exemple d’ordre d’opération ou pour obtenir une copie de l’ordre d’opération de l’année précédente s’il y a récurrence de cette activité. Dans les deux cas, le BPR doit faire l’annonce et promouvoir l’activité aux cadets, faire la publication sur Facebook et aussi donner une copie des documents de planification aux responsables de groupe. Les documents de planification et/ou l’information pertinente doivent être envoyés suffisamment d’avance aux responsables de groupe, aux instructeurs ou autres personnes ayant une assignation dans le cadre de cette activité. Ceci dans le but que ceux-ci aient à leur tour le temps de planifier leur tâches, leçons ou autres.

ARCHIVAGE

Après la tenue de l’activité, chaque BPR doit remplir le rapport d’activité (OPE776-242) et compléter le dossier pour être archivé. Ce dossier doit comprendre tous les documents pertinents afin de reprendre l’organisation de l’activité dans le futur. Ces dossiers seront classés dans un répertoire Google Drive de l’Escadron 776.