OP-331: Arrivées et départs des cadets

Capt Beaulieu Leave a comment

GÉNÉRALITÉS

Tous les départements de l’escadron sont impliqués lors des arrivées et départs des cadets. Chacun a son rôle à remplir pour faire en sorte que les dossiers soient les plus à jour que possible.

BUT

Cet ordre permanent vise à renseigner les membres du personnel sur le processus d’arrivée et de départ d’un cadet.

CRITÈRES D’INSCRIPTION

Pour être admissible à un escadron, un jeune doit respecter les critères décrits à l’OAIC 13-01.

DOCUMENTS D’INSCRIPTION

Lorsqu’un jeune se présente à l’escadron et qu’il rencontre les critères d’inscriptions, il reçoit une enveloppe d’inscription contenant :

  1. un mémo explicatif, figurant à l’annexe A;
  2. une demande d’admission CF 1158;
  3. un mémo d’acceptation de responsabilité, figurant à l’annexe B;
  4. un formulaire règle de conduite (code de discipline URSC (E));
  5. un mémo sur la politique antitabac, figurant à l’annexe C;
  6. un sondage et informations supplémentaires; et
  7. un questionnaire de santé détaillé à remplir sous certaines conditions.

Le jeune devra aussi apporter les documents suivants la semaine suivante :

  1. une photocopie du certificat de naissance / baptistaire / carte de citoyenneté / certificat d’immigrant reçu / résident canadiens;
  2. une photocopie de la carte d’assurance maladie;
  3. une photocopie de la section pertinente de l’ordonnance ou jugement définissant les droits d’accès (s’il y a lieu);et
  4. une photocopie de la section pertinente de l’ordonnance ou jugement imposant des restrictions, obligations ou conditions au cadet (s’il y a lieu).

CARTE DE QUITTANCE

La routine d’arrivée et de départ d’un cadet nécessite la gestion de nombreux documents. La carte de quittance a été établie afin de faciliter le contrôle des documents. Cette carte sera placée dans un cartable en ordre alphabétique.

Il est donc important que chacun des intervenants respecte l’ordre dans lequel les étapes doivent être complétées. On ne doit pas passer à l’étape suivante sans l’autorisation de l’officier d’administration.

La carte de quittance figure à l’annexe C.

DATE OFFICIELLE D’INSCRIPTION DU CADET

La date officielle d’inscription sera le jour où le jeune retournera le formulaire CF-1158 dûment rempli.

ROUTINE D’ARRIVÉE

Voici la routine d’arrivée pour un cadet recrue :

ÉTAPES DESCRIPTION BPR
1 Le jeune se présente à l’escadron pour s’inscrire. Il reçoit alors une enveloppe d’inscription contenant les documents du paragraphe 4. Un membre de l’administration lui explique comment les remplir. L’en-tête de la carte de quittance est remplie. Admin
2 Le jeune revient la semaine suivante avec ces documents, lesquels sont vérifiés et le dossier du cadet est créé. Admin
3 Le cadet est attribué à une section. Admin
4 Le cadet reçoit une copie du guide du cadet. Admin
5 L’information du cadet est entrée à l’informatique. Admin
6 L’administration prépare la fiche du cadet (DND 1984) et la conserve dans le cartable à l’administration. Admin
7 La fiche d’habillement (CF 892A) est préparée et envoyée aux services techniques Admin
8 Le CF-1158 devra être signé par le commandant. Cmdt
9 Le dossier du cadet et la carte de quittance seront classés. Admin

Dans le cas d’une arrivée, la carte de quittance et le dossier du cadet resteront à l’administration.

SUIVI DU CADET

Après trois absences de suite, le commandant adjoint devra communiquer avec le cadet pour faire un suivi serré (toujours dans le but de favoriser la rétention).

ROUTINE DE DÉPART

Lorsqu’un cadet quitte l’escadron, il doit ABSOLUMENT passer par l’administration. Voici la routine de départ :

ÉTAPES DESCRIPTION BPR
1* Le cadet se présente à l’administration dans le but de quitter l’escadron. Un membre de l’administration sort le dossier du cadet et y insère :-          la carte de quittance; et-          la DND 1984. Admin
2* Le cadet devra être rencontré par son membre du personnel supérieur immédiat (ou un autre membre du personnel s’il ou elle n’est pas disponible) pour discuter des raisons du départ (si autre que l’âge). Cette étape se dit être considérée comme une séance d’orientation dans le but de favoriser la rétention. La raison du départ devra être inscrite sur la DND 1984. Sup Imm
3* Le cadet devra rencontrer le comité des répondants pour fermer son dossier de financement. Comité
4* L’information relative à l’instruction sera mise dans le dossier du cadet. Le DND 1984 devra être mise à jour. Entr
5* Les rapports disciplinaires seront mis dans le dossier du cadet. Cad Cmdt
6* Le cadet retournera son uniforme et l’équipement à l’approvisionnement. Le CF 892A sera complété et mis dans le dossier. Svc Tech
7* Le dossier du cadet sera épuré : les examens et les grilles d’entrevue seront jetés, le DND 1984 et le CF 892A conservés par l’administration et le reste remis au cadet quittant. Admin
8 Le DND 1984 et le CF 892A devront être signés par le commandant. Cmdt
9 Le cadet sera rayé de l’informatique. Admin
10 Le DND 1984 et le CF 892A seront archivé pour une durée de 5 ans. Admin

* le cadet sera présent lors des ces étapes.

Dans le cas d’un départ, la carte de quittance et le dossier du cadet devront se promener dans l’ordre à travers les différents départements, avec le cadet et un membre de l’administration.

Annexes

Annexe A    Lettre d’accueil des cadets

Annexe B    Acceptation de responsabilités

Annexe C